“POLÍTICA DE INGRESO DE ÓRDENES DE COMPRA”

 

 

  1. Introducción

En Hubbell estamos seguros de que la clave del éxito y el crecimiento es la adecuada combinación de productos y servicios que se ofrecen al mercado, así como los canales de distribución y nuestros socios comerciales. Somos una empresa orientada a nuestros clientes, brindando soluciones reales para el óptimo desempeño de sus actividades. 

Es nuestra intención el formar lazos con aquellas empresas comprometidas con la ética, la honestidad y el servicio; que coadyuven en el logro de nuestros objetivos y con las cuales establecemos relaciones mutuamente beneficiosas en el largo plazo. Es por ello que estamos sometiendo a usted el presente documento “Términos y Condiciones de Ingreso de órdenes de compra” de Hubbell, con la finalidad de aclarar y definir la forma de operar entre Hubbell Products México, S. de R.L. de C.V. (“Hubbell”) y Usted, (“El Cliente”). En caso de que alguna disposición contenida en la presente política se contraponga a los términos y condiciones de venta de productos Hubbell según consten en los documentos identificados como “Reconocimiento de Orden de Compra” (“Sales Order Acknowledgment” según su título en idioma Ingles), los términos de este último prevalecerán sobre las disposiciones de esta política. 

Hubbell se reserva el derecho de modificar, enmendar o revocar la presente política en cualquier momento. En caso de que surja algún cambio o modificación a este documento, se publicará la versión modificada con los cambios correspondientes incluidos. Se le tendrá al Cliente como consintiendo tácitamente a los términos y condiciones de la presente política (y a cualquier modificación a la misma) en caso de que, “El Cliente” gire cualquier orden de compra para la adquisición de productos Hubbell a partir de la publicación en la página corporativa del presente documento (o de sus modificaciones). 

La vigencia del presente es indefinida, hasta en tanto la misma no sea modificada o revocada por Hubbell, tomando como primer día efectivo el 01 de Enero del 2020.

Términos y Condiciones de Ingreso de órdenes de compra para “El Cliente” Efectivo Ene  01, 2020.

 

  1. Términos y Condiciones de nuestros productos

 

Tipos de Producto

Hubbell pone a su disposición 2 tipos de productos los cuales se clasifican de la siguiente manera: 

  1. Productos de Línea (stock) o MTS (“A”, B”): son aquellos que Hubbell ofrece en la medida de lo posible tener en existencia para entregar al “El Cliente”. Estos productos estarán a la disposición en el centro de distribución Hubbell, para su entrega vs la confirmación de la orden de compra y fecha de embarque.
  2. Productos que solo se fabrican bajo orden de compra o MTO (“C”, “M”): Son aquellos productos que Hubbell ofrece a “El Cliente” con características específicas que son fabricados bajo requerimiento del cliente, cuyo tiempo de entrega dependerá de la fuente de suministro. Esta información se debe corroborar siempre con su representante de ventas previo al ingreso de la OC.

 

Tiempos de Entrega

 Productos MTS “A”: máximo 7 días hábiles al momento de la confirmación de ingreso de la orden de compra al sistema (sujeto a disponibilidad y cuyo volumen no exceda la demanda promedio).  En caso de no tener existencia en inventario, consultar tiempo de entrega con su representante de ventas y/o corresponsal de servicio al cliente. 

Productos MTS “B”: máximo 10 días hábiles al momento de la confirmación de ingreso de la orden de compra a sistema (sujeto a disponibilidad y cuyo volumen no exceda la demanda promedio). En caso de no tener existencia en inventario, consultar tiempo de entrega con su representante de ventas y/o corresponsal de servicio al cliente. 

Productos MTO “C” & “M”: Tiempo de entrega variable. El tiempo de entrega será confirmado al momento de la cotización por el representante de ventas. Este empezará a contar a partir del ingreso de la orden de compra al sistema. 

En todos los casos anteriores es importante considerar que los tiempos de entrega comprometidos por Hubbell deberán estar confirmados por escrito y provenientes del área de Servicio a Clientes (Representante de Servicio al Cliente).

 

  1. Ingreso de Órdenes de Compra

 Monto Mínimo de Orden de Compra

 El mínimo por cada orden es de 10,000 MXN o su equivalente en dólares más IVA, esto considerando los descuentos de distribución y/o promociones. Todas las órdenes deben ser colocadas en cajas cerradas y mínimos de producto de acuerdo a la unidad de venta de Hubbell, la cual se muestra en las listas de precio correspondientes (MOQ – Minimum Order Quantity) a reserva de otra especificación y/o restricción.

Órdenes de Compra abiertas 

Como política, NO se reciben ni programan blanket orders; es decir, órdenes abiertas en donde se vaya requiriendo la liberación del material en parcialidades vs la necesidad de “El Cliente”. 

Órdenes de Compra  ingresadas por “My Hubbell”

Es política de “Hubbell” impulsar la captura de la mayoría de los pedidos que se registren en sistema a través del portal de la empresa “My Hubbell”, siendo los clientes quienes directamente deberán ingresar sus pedidos.

Para tal efecto, todos los pedidos que los clientes ingresen por éste medio  deberán cumplir con los requisitos descritos en los LINEAMIENTOS DE ESTA POLÍTICA. 

Le solicitamos asegurar los siguientes puntos: 

  1. Si algún dato general no coincide vs sus propios requerimientos (por ejemplo: precios netos, dirección de entrega, tipo de moneda, empaque o cantidad, etc.), le pedimos NO confirmar dicha orden y en su lugar, enviar a su representante de ventas para su revisión.
  2. Cuando haya ingresos con cláusulas especiales que requieran ser validadas (ejemplo: certificados de calidad, LAPEM, etc), favor de ingresar con la opción de “bloqueo para su revisión”.
  • Si es necesario la adición de cláusulas por parte de servicio al cliente, le solicitamos llevar a cabo la misma actividad del párrafo anterior y confirmar éstas a su representante de servicio al cliente.

 Si la orden es confirmada en el portal con alguna diferencia, no podrán ser aceptadas cancelaciones ni devoluciones, así como la emisión de notas de crédito, que deriven de dichas diferencias.

Órdenes de Compra Manuales

 En caso de no poder ingresar sus órdenes electrónicas a través de “My Hubbell” y con el fin de procesar las órdenes de compra de manera efectiva, le pedimos proveer todos los datos necesarios en cada una de las órdenes enviadas a Ventas y Servicio al Cliente.

Las órdenes de compra, una vez validadas por su representante de ventas, deberán ser enviadas por correo electrónico para su ingreso manual.

Con el fin de garantizar la seguridad y veracidad de la información, sólo se procesarán los pedidos que se reciban de las siguientes fuentes: 

  1. Orden de compra de “El Cliente” proveniente de un correo validado.
  2. Orden de compra proveniente del representante de ventas, siempre y cuando esté en copia en el envío “El Cliente”.

Requerimientos Mínimos para Órdenes de Compra: 

  1. Razón Social de “Hubbell”
  2. Razón Social de “El Cliente”
  3. Dirección de Facturación de “El Cliente”
  4. Dirección de Entrega de “El Cliente” (Domicilio habilitado en nuestro sistema).
  5. Fecha completa (día, mes, año)
  6. Información del Producto:
  7. Nomenclatura y/o descripción del (los) producto correcto(s) de acuerdo a la lista de precios vigente y/o cotización.
  8. Cantidad requerida.
  9. Unidad de venta.
  10. Número de cotización o promoción vigente para el precio del (los) producto (s) requeridos (en caso de aplicar).
  11. En su caso, y de acuerdo a la clasificación de productos (“A & B”, o “C & M”) la cantidad de productos solicitados deberá coincidir con la cantidad indicada en el tamaño de empaque vigente.
  12. Precio Unitario Vigente (autorizado por ventas)
  13. Monto Total de la Partida
  14. Monto Total de la Orden incluyendo IVA
  15. Moneda de facturación
  16. Especificaciones especiales de entrega (Ejemplo: Equipo de seguridad, documentación necesaria, etc.)
  17. Requerimientos específicos (solo si aplica):

  1. Aviso inspección
  2. Tiempo de Entrega  confirmado por ventas
  3. Certificados de calidad
  4. Entregas completas (tanto en orden como en partidas)
  5. Citas para entrega, días específicos para la misma.

En caso de que “El Cliente” no cumpla con algunos de los requerimientos estipulados para la orden de compra, Servicio al Cliente le solicitará a través de un correo electrónico la necesidad de completar la información para poder procesar los productos solicitados.

 

Confirmación de Orden de Compra 

Una vez ingresada y confirmada la orden de compra en nuestro sistema, ya sea a través del ingreso por el portal “My Hubbell” o bien de forma manual por nuestro equipo de Servicio al Cliente, un “Reconocimiento de Orden de Compra” (“Sales Order Acknowledgment” según su título en idioma Ingles) será generado automáticamente y enviado a la dirección de correo electrónico que esté dada de alta en nuestra base de datos como contacto para recibir facturas.

 

Seguimiento de Órdenes de Compra 

Modificación de Pedidos

 Los productos solicitados en la orden de compra serán el total de productos a considerar, no se permiten adiciones, anexos o modificaciones en la orden original una vez enviada y recibida por servicio al cliente o confirmada en “My Hubbell”. Cualquier artículo por agregar subsecuente al proceso de la orden serán consideradas como ordenes separadas y sujetas a los mínimos de la política de envió y de órdenes de compra. 

Cancelaciones

Las cancelaciones de partidas u órdenes completas una vez ingresadas al sistema NO están permitidas. Cualquier ingreso tanto manual o por “My Hubbell”, será tomado como correcto una vez sea confirmado el mismo.

 Considerar de extrema importancia el validar al 100% la Orden de Compra en “My Hubbell” previo a la confirmación de la misma en el portal. Descuentos, promociones o adecuaciones posteriores NO se aplicarán. Si existe alguna diferencia entre lo mostrado en el portal vs sus requerimientos, le pedimos no confirmar/ ingresar y enviar inmediatamente a su representante de ventas para su validación. 

Back Order

Es política de Hubbell enviar cantidades parciales tanto en órdenes como en partidas y mantener en Back Order el balance para enviar en una fecha posterior. Si “El Cliente” requiere un solo envió por orden, por favor indicar “envió completo” en su orden de compra. De igual forma aplica si requiere el envío completo de una partida en específico.

Expeditación de Ordenes

En caso de que el Cliente necesite ocasionalmente solicitar el envío de producto antes de tiempo y en afán de satisfacer las situaciones excepcionales del cliente, Hubbell las define como “Orden Expeditada”. Para dichas situaciones, los embarques o envíos especiales fuera del tiempo de entrega establecido de arribo de material y/o embarque, será “El Cliente” quien cubrirá el costo de dicho envío. El costo será proporcionado por servicio al cliente y facturado bajo el concepto de “Gastos Logísticos”.

Hubbell no garantiza que se tendrá el inventario del producto disponible al momento de la orden. Cuando el Cliente solicita envió aéreo o dedicado para productos que están en Back Log disponible y este se encuentre dentro del tiempo de entrega comprometido, el costo será absorbido por el Cliente y facturado por Hubbell bajo el concepto de “Gastos Logísticos”.

Productos Make to Order tienen tiempos de entrega variables. La solicitud de expeditación para esos materiales puede variar de acuerdo al producto. Contacte a su Rep. de Servicio al Cliente para asistencia sobre estatus en productos Make to Order y la probabilidad de expeditar.

 

  1. Lineamientos Logísticos Generales

 

Transportación y Términos de Envío

Hubbell realiza embarques de producto de manera programada regionalmente, siendo estos de lunes a viernes. De acuerdo a la zona donde se encuentre “El Cliente”, los días y los horarios de cierre de corrida de embarque pueden cambiar.

El proceso de embarque / envío es de forma consolidada, de puerta a puerta, libre de maniobras y la entrega de material será contra factura. En caso de un requerimiento diferente a lo descrito anteriormente, será necesario hacer una solicitud mediante un proceso de “Requerimientos de Cliente”. Para poder conocer más sobre este proceso contactar a su Representante de Servicio al cliente o Representante de ventas.

Tiempos de Envío para Entrega

Una vez realizado el embarque del pedido, el tiempo de entrega para la CDMX y Área Metropolitana será de máximo 2 días (48 horas) hábiles, mientras que para zonas foráneas será de 3 a 5 días (72 a 96 horas) de acuerdo a la zona de entrega. Una vez facturado el material, no se puede alterar o extender el día de la entrega.

 

Dirección de Embarque

La dirección de entrega indicada por el Cliente en la orden de compra será la dirección donde Hubbell realizará la entrega del material solicitado. Hubbell no permite cambios de dirección o movimientos de las unidades del transporte a otra dirección que no corresponda a la indicada en la factura emitida.

 

Recolección de Pedidos

En caso de que “El Cliente” por su propia conveniencia decida recoger el material en el almacén de Hubbell, se debe solicitar expresamente a servicio a clientes con al menos 24 hrs de anticipación para que se lleven a cabo las previsiones necesarias y se coordine la entrega bajo los lineamientos establecidos para ésta.

 

  1. Especificaciones

Certificados / Especificaciones de Producto

Si el cliente requiere algún tipo certificado o especificación de producto, se debe solicitar en la Order de Compra y se confirmará la disponibilidad del mismo previo a la aceptación de ésta.

 

Limitación de Responsabilidades 

 Con excepción de donde esté prohibido por la ley, Hubbell no será responsable de daños y perjuicios independientemente que sean directos, indirectos, especiales, consecuenciales, contractuales (incluyendo la pérdida de beneficios, ingresos o comercial) que surjan o se relacionen con cualquier producto de Hubbell, la relación de las partes, el acuerdo de distribución entre ellas, o la terminación o no renovación del mismo.